Avis de non-responsabilité en matière de communications

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Politique de confidentialité - Dix principes de l'entreprise

1.1 Responsabilité

La Société est responsable des informations personnelles sous son contrôle. La Société a établi des politiques, procédures et pratiques de confidentialité pour protéger ces informations personnelles.

1.2 Objectifs d’identification

Les fins pour lesquelles les informations personnelles sont collectées doivent être identifiées par la Société au plus tard au moment où les informations sont collectées.

• Toute collecte de renseignements personnels doit concerner directement et être nécessaire à l'administration.
• Les finalités de la collecte de renseignements personnels doivent être divulguées à la personne au plus tard au moment de la collecte des renseignements.
• Le ministère, l'unité, le groupe ou l'individu qui collecte des renseignements personnels doit être pleinement conscient et capable d'expliquer le(s) but(s) de la collecte, ainsi que la manière dont les renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués.
• Que les objectifs soient identifiés par écrit ou verbalement, il est important d’utiliser un langage clair et direct afin que les individus comprennent pourquoi leurs renseignements personnels sont collectés.
• Les finalités doivent être identifiées d’une manière adaptée à la méthode de collecte.

1.3 Consentement

La Société collecte, utilise et divulgue des informations personnelles uniquement avec le consentement des clients, ou dans la mesure permise par la loi.

• Le principe du consentement exige que le consentement soit « informé ». Cela signifie que lors de la collecte d'informations personnelles auprès d'individus, la Société doit prendre des mesures raisonnables pour informer les individus en identifiant les finalités avant de collecter leurs informations personnelles.
• Le consentement doit être obtenu et documenté d’une manière proportionnée à la sensibilité des informations. Ainsi, la forme du consentement peut varier en fonction, entre autres, des finalités de la collecte et de la sensibilité des informations collectées.
• Lors de l'élaboration d'un avis de confidentialité, incluez toutes les fins pour lesquelles la Société collecte les informations personnelles.
  

1.4 Limiter la collecte

La Société ne collecte que des informations précieuses relatives aux produits ou services d'assurance-vie.

• Ce principe exige que la collecte soit limitée à ce qui est nécessaire aux fins identifiées. Cela exige également que les renseignements personnels soient collectés de manière efficace et transparente. Un système de collecte « à guichet unique » est souhaitable pour empêcher la collecte multiple d'informations dans le même but.
• Il ne faut pas demander aux individus de fournir des informations personnelles au-delà de ce qui est nécessaire aux fins identifiées comme condition de la fourniture de produits ou de services.

1.5 Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

La Société limite l'utilisation des informations personnelles en s'assurant que les clients ont le choix de savoir s'ils souhaitent ou non être contactés. Lorsqu'un représentant commercial contacte un client, que ce soit à partir d'une référence personnelle ou autrement, le client doit être informé du nom du représentant commercial, de l'entreprise qu'il représente et, lorsqu'on lui demande, comment l'information a été obtenue.

• Limiter l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels aux fins identifiées au moment de la collecte.
• Toute utilisation ou divulgation nouvelle ou supplémentaire de renseignements personnels nécessitera l’identification des nouvelles fins et un consentement supplémentaire.

1.6 Précision

La Société déploie des efforts raisonnables pour garantir que les informations personnelles sont exactes et complètes aux fins pour lesquelles elles doivent être utilisées.

• Lorsque vous utilisez ou divulguez des informations personnelles, tenez compte des intérêts de la personne. Si les renseignements personnels sont utilisés pour prendre une décision concernant cette personne, ils doivent être exacts et complets.
• La Société ne mettra pas régulièrement à jour les informations personnelles à moins qu'elles n'aient été collectées dans un but nécessitant leur utilisation continue. Cela inclut également les informations divulguées à des tiers.

1.7 Garanties

La Société protège la sécurité et la confidentialité des informations personnelles avec des mesures de protection adaptées à la sensibilité des informations.

Les informations personnelles doivent être:

• Stocké de manière à empêcher tout accès non autorisé ou toute destruction.
• Accessible, utilisé et divulgué d'une manière qui est conforme aux objectifs identifiés et ne va pas au-delà de l'accès, de l'utilisation et de la divulgation prévus.
• Détruit d'une manière qui empêche la divulgation.
• La protection comprend l'emploi de mesures physiques et technologiques pour garantir que les informations personnelles sont protégées contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés.
• Le niveau de protection doit être proportionné et approprié au caractère sensible des informations et aux circonstances de leur collecte, de leur utilisation et de leur divulgation. Par exemple, un nom et un numéro de téléphone ne constituent pas des informations personnelles « sensibles » sur une liste d'appels courants. Toutefois, le même nom et le même numéro de téléphone nécessiteraient un niveau élevé de protection dans le contexte d’une enquête de harcèlement au travail.

Les méthodes de protection peuvent inclure:

• classeurs verrouillés
• utilisation responsable des ordinateurs portables, PDA et autres appareils de stockage électroniques
• mots de passe et cryptage
• limiter l’accès aux renseignements personnels en cas de besoin d’en connaître
• déchiquetage surveillé

1.8 Ouverture

La Société doit rendre ses politiques et procédures sur la façon dont elle gère les informations personnelles facilement accessibles.

Cela ne devrait pas constituer d'obstacles à l'accès - si une personne demande à connaître les pratiques de traitement de l'information de l'organisation, la demande doit être effectuée sans effort déraisonnable.

1.9 Accès individuel

La Société doit s'assurer que les informations personnelles demandées sont portées à la connaissance du client. Les personnes qui ont accès aux listes sont tenues de se conformer à la politique de confidentialité de la société. Sur demande écrite, une personne sera informée de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et aura accès à ces informations. Une personne peut contester l'exactitude et l'exhaustivité des informations et les faire modifier le cas échéant.

• Les individus ont le droit d'accéder à leurs informations personnelles
• Après avoir accédé et examiné ses informations personnelles, une personne peut demander des révisions.

Des exceptions

La Société peut refuser l'accès à certaines informations personnelles pour un certain nombre de raisons.

Par exemple, une demande peut être refusée si l'information est protégée par le secret professionnel de l'avocat ou si, en accordant l'accès, elle révélerait des informations commerciales confidentielles.

Si la Société refuse l'accès à des informations personnelles, elle doit informer la personne de la raison de cette décision et il doit s'agir d'une raison légitime autorisée par la législation sur la protection de la vie privée.

L'entreprise doit également fournir à l'individu des informations sur ses procédures de plainte ou sur la manière de contacter le commissaire à la protection de la vie privée du Canada si l'individu souhaite déposer une plainte concernant la demande d'accès refusée.

1.10 Une conformité difficile

Nos employés et représentants sont formés pour répondre à vos questions ou préoccupations concernant les informations personnelles. Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse de notre employé ou représentant, vous pouvez contacter le responsable de la conformité à l'adresse mentionnée ci-dessous.

Société De Services Financiers Crius

2400 - 4720 Kingsway

Burnaby, BC V5H 4N2

E-mail: compliance@crius.ca

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Une plainte concernant la protection des informations personnelles doit être adressée au Compliance Officer à l’adresse indiquée ci-dessus.

Remarque : Toute préoccupation, demande de renseignements ou demande liée à la confidentialité doit être formulée par écrit.